🚀 Erste Schritte
Einführung & Setup-Assistent
🚀
Setup-Assistent
Der interaktive Einrichtungs-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die erste Konfiguration von Central Desk.
🚀 Setup-Assistent starten
✅ Setup-Checkliste
1️⃣
Stammdaten ausfüllen
Firmenname, Adresse, Logo, Steuernummer — alles was auf Rechnungen erscheint
Firmenname, Adresse, Logo, Steuernummer — alles was auf Rechnungen erscheint
2️⃣
Sicherheit & PIN einrichten
Admin-PIN ändern, Zwei-Faktor optional aktivieren
Admin-PIN ändern, Zwei-Faktor optional aktivieren
3️⃣
Telefonie einrichten Empfohlen
Webhook-URL in Ihre Telefonanlage eintragen — eingehende Anrufe erscheinen automatisch im Kommunikations-Log
Webhook-URL in Ihre Telefonanlage eintragen — eingehende Anrufe erscheinen automatisch im Kommunikations-Log
4️⃣
Teams / Zoom einrichten Optional
Meetings direkt aus dem Kommunikations-Log erstellen · Dateien zwischen DMS und Teams/OneDrive synchronisieren · Kanal-Benachrichtigungen automatisch senden
Meetings direkt aus dem Kommunikations-Log erstellen · Dateien zwischen DMS und Teams/OneDrive synchronisieren · Kanal-Benachrichtigungen automatisch senden
Was Sie brauchen: Microsoft 365 Konto + einmalige Azure App Registration (ca. 5 Min.)
5️⃣
IMMI KI-Assistent aktivieren Optional
KI-Sprachassistent für Ihr Büro — beantwortet Mieter-Anrufe automatisch
KI-Sprachassistent für Ihr Büro — beantwortet Mieter-Anrufe automatisch
🏢 Stammdaten
Firmendaten, Steuer, Darstellung & Branding
Live-Vorschau Navigationsleiste
Firmendaten
Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
Nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche. Mindestens 3 Zeichen.
🤖 Automatische Kommunikation
🎂
Geburtstags-Glückwünsche
Automatische Email an Mieter/Eigentümer an deren Geburtstag
Rechnungs-Postfach
E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen von Dritten
wird geladen…
→ Inbox öffnen
So funktioniert es: Lieferanten und Handwerker schicken Rechnungen an diese Adresse.
Die E-Mails werden automatisch empfangen, mit KI analysiert und erscheinen in der
Rechnungs-Inbox zur Prüfung und Buchung.
✓ Einmalig in Cloudflare:
Neue Mandanten erhalten automatisch ihre eigene Adresse — keine weitere Cloudflare-Konfiguration nötig.
*@eingang.central-desk.de → WorkerNeue Mandanten erhalten automatisch ihre eigene Adresse — keine weitere Cloudflare-Konfiguration nötig.
Von IMMORIOR ausgestellte Rechnungen
Lade Rechnungen…
Steuer & Rechtliches
Für Rechnungen, Exposés und Verträge
Für SEPA-Lastschrifteinzug — wird automatisch in Lastschrift-Formularen vorbelegt
Abrechnungsfristen (für PDF-Dokumente)
Tage bis Fälligkeit einer Nachzahlung
Monate für Einspruch nach § 556 Abs. 3 BGB
DATEV (für Steuerberater-Export)
4–5-stellig, vom Steuerberater
Wird im DATEV-Export als Mandant verwendet
✓ Gespeichert
Darstellung & Branding
Logo, Farben, Favicon — wie das Tool für Ihre Mitarbeiter aussieht
URL eingeben oder Bild hochladen (PNG/SVG/JPG, max. 500 KB). Das Logo erscheint in der Navigation und auf allen Rechnungen & Schreiben.
I
Firmenname
Central Desk · Vorschau
16×16 oder 32×32 Pixel, .ico oder .png
Hintergrundfarbe der Navigation
Buttons, Links, Highlights
✓ Gespeichert
🔒 Sicherheit
Zugänge, PINs und Support-Freigabe
Sicherheit & Zugänge
Master-PIN ändern und Mitarbeiter-PINs verwalten
🔑 Master-PIN ändern
Der Master-PIN wird vom Lizenzgeber (Super-Admin) gesetzt und bei Bedarf hier geändert.
Mindestens 6 Stellen, alphanumerisch (Zahlen, Groß-/Kleinbuchstaben).
✓ PIN geändert
🔐 Finanzen-PIN
Standard-Mitarbeiter brauchen diesen PIN um auf Finanzen/Buchhaltung zuzugreifen. Admin-PIN öffnet alles.
👥 Mitarbeiter-PINs
Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen 6-stelligen PIN
📦 Abo & Rechnungen
Lizenzstatus, Abo-Verwaltung und Rechnungen
Lade Paket-Übersicht…
Verträge & Lizenz-Status
Lizenzvertrag, AVV, AGB und Datenschutzerklärung
Hinterlegte Dokumente
Noch keine Vertragsunterlagen hinterlegt.
Lizenzstatus & Vertrag
Laufzeit, Verlängerung, Kündigung
Lade Lizenzstatus…
Lizenz-Rechnungen
Automatisch generierte Rechnungen von IMMORIOR
Lade Rechnungen…
Vertragskündigung
Ordentliche Kündigung zum Vertragsende · Kündigungsfrist laut AGB beachten
⚠ Wichtig: Die Kündigung muss spätestens 3 Monate vor Vertragsende eingehen,
um zum nächstmöglichen Termin wirksam zu werden. Bei späterer Kündigung verlängert sich
der Vertrag automatisch um die ursprüngliche Laufzeit (1-Jahresvertrag: 12 Monate, 2-Jahresvertrag: 24 Monate).
Mein Abo
Aktives Paket, Laufzeit und enthaltene Leistungen
Lade Abo-Status…
Rechnungen
Von IMMORIOR ausgestellte Rechnungen — werden automatisch im Portal angezeigt
Dieser Link erscheint im Kunden-Portal als Download-Button
ℹ️ Rechnungen werden vom Lizenzgeber (IMMORIOR) im Super-Admin ausgestellt und erscheinen hier automatisch. Sie können Rechnungen herunterladen aber nicht bearbeiten.
0
Rechnungen
0
Offene
0 €
Offen gesamt
0
Bezahlt
Rechnungen werden von IMMORIOR ausgestellt und hier angezeigt.
🌐 Portal-Nutzer
Zugänge für Mieter, Eigentümer, Handwerker & weitere Rollen verwalten
Magic Link: Nur hier eingetragene E-Mail-Adressen erhalten Zugang zum Portal.
Beim Login wird automatisch ein einmaliger Magic Link per E-Mail versandt.
Neuen Portal-Nutzer anlegen
Aktive Portal-Nutzer
Wird geladen…
⏳ Lade…
🔑 Support-Freigabe
Einmaligen Zugriffs-Token für den IMMORIOR-Support generieren
Support-Freigabe
Erlaubt IMMORIOR-Support beführten Zugriff auf Ihren Bereich — nur nach Ihrer Freigabe
💡 Wie funktioniert das?
Sie generieren einen einmaligen 6-stelligen Token. Nur mit diesem Token kann sich der IMMORIOR-Support in Ihren Bereich einloggen. Der Token ist 8 Stunden gültig, kann nur einmal verwendet werden, und Sie sehen jeden Zugriff im Log. Nach Ablauf oder Verwendung ist der Token automatisch ungültig.
Sie generieren einen einmaligen 6-stelligen Token. Nur mit diesem Token kann sich der IMMORIOR-Support in Ihren Bereich einloggen. Der Token ist 8 Stunden gültig, kann nur einmal verwendet werden, und Sie sehen jeden Zugriff im Log. Nach Ablauf oder Verwendung ist der Token automatisch ungültig.
— — — — — —
⚠️ Teilen Sie den Token nur telefonisch oder per gesichertem Kanal mit dem IMMORIOR-Support.
Geben Sie den Token niemals per E-Mail weiter. Nach Verwendung werden alle Aktionen protokolliert.
Zugriffs-Protokoll
Noch keine Zugriffe protokolliert.
📥 Datenimport
Daten aus Ihrem bisherigen ERP-System importieren
ERP-Datenimport
Importieren Sie Ihre bestehenden Daten strukturiert in Central Desk
ℹ️ Wie funktioniert der Import?
Laden Sie eine CSV- oder Excel-Datei hoch. Der Assistent erkennt automatisch die Spalten
und führt Sie durch den 4-Schritt-Prozess: Datei → Mapping → Prüfung → Import.
Vorlagen für alle Bereiche können direkt im Assistenten heruntergeladen werden.
🏢
Objekte & Einheiten
Gebäude, Wohnungen, MEA
STUFE 1
👥
Mieter & Mietverträge
Mieterdaten, Kaltmiete, Kaution
STUFE 1
🔑
Eigentümer & WEG
MEA-Anteile, Bankverbindungen
STUFE 1
🏠💶
Mietbuchhaltung
Sollstellungen, Buchungen MV
STUFE 2
🏢💶
WEG-Buchhaltung
Hausgeld, Jahresabrechnung
STUFE 2
📊
Zähler & Ablesungen
Zählernummern, letzte Stände
STUFE 2
CSV-Vorlagen können direkt im Assistenten heruntergeladen werden
Massenimport CSV
Stammdaten, Einheiten und Mieter per CSV importieren
⚠️ Wichtig: Der Import fügt neue Datensätze hinzu.
Bestehende Datensätze mit gleicher ID werden überschrieben.
Bitte vorher einen Export als Backup durchführen.
🏢 Objekte importieren
Format:
id, name, ort, strasse, einheiten_anzahl🏠 Einheiten importieren
Format:
objekt_id, nr, typ, flaeche_qm, mea👥 Kontakte importieren
Format:
name, email, telefon, rolle, objekt_id, einheit_nr📤 Datenexport
Alle Ihre Daten vollständig exportieren — als ZIP mit CSV-Dateien
Datenexport
Alle Ihre Daten jäderzeit vollständig exportieren — als ZIP mit CSV-Dateien
ℹ️ Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
Sie können jederzeit einen vollständigen Export aller Ihrer Daten anfordern.
Die Daten werden als ZIP-Archiv mit CSV-Dateien bereitgestellt —
lesbar in Excel, LibreOffice und allen gängigen Systemen.
⏳ Lade Datenübersicht…
Exportiere…
Ihre Daten gehören Ihnen — jederzeit exportierbar.
🪙 Coins & Briefversand
Guthaben & Briefe
Coin-Stand verwalten · Transaktionslog · Briefe per Post versenden
🪙
—
Coins verfügbar · 1 Coin = 1 Standardbrief inkl. Druck & Porto
Transaktionslog
🛡 DSGVO-Anfragen
Betroffenenrechte verwalten
Auskunft, Löschung, Berichtigung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit gem. Art. 15–20 DSGVO
Eingehende Anfrage erfassen
⚠️ Gesetzliche Frist: Antwort innerhalb von 1 Monat ab Eingang (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei Komplexität verlängerbar auf 3 Monate mit Begründung.
Offene & erledigte Anfragen
💬 Nachricht an Support
Nachricht an Support
Direktnachricht an IMMORIOR — sichtbar im Lizenzgeber-Dashboard
Lade Verlauf…
Strg+Enter zum Senden
📡 Schnittstellen
Messdienstleister und externe API-Verbindungen
🔍 Bonitätsprüfung
API-Schlüssel für externe Bonitätsdienste
3-Stufen-Workflow:
S1 kostenlos: Mieterselbstauskunft über Portal-Formular (kein API-Key nötig)
S2 ~18 €/Person (mieter-initiiert): itsmydata BonitätsPass — Mieter holt Auskunft selbst ab, kein Bankkonto-Zugriff nötig. Kein API-Key erforderlich, funktioniert über E-Mail-Link.
S3 ab 2,79 € (aktive Abfrage): DEMDA Mietercheck — prüft auf Mietnomaden & Räumungsurteile. API-Key unten eintragen.
S1 kostenlos: Mieterselbstauskunft über Portal-Formular (kein API-Key nötig)
S2 ~18 €/Person (mieter-initiiert): itsmydata BonitätsPass — Mieter holt Auskunft selbst ab, kein Bankkonto-Zugriff nötig. Kein API-Key erforderlich, funktioniert über E-Mail-Link.
S3 ab 2,79 € (aktive Abfrage): DEMDA Mietercheck — prüft auf Mietnomaden & Räumungsurteile. API-Key unten eintragen.
API-Key bei demda.de beantragen · Kostenpflichtig ab 2,79 € / Abfrage · Benötigt Einwilligung des Mieters
Optional — ohne API-Key sendet Central Desk einen E-Mail-Link an den Mieter, der sich selbst registriert · itsmydata.de
Messdienstleister (bved-Schnittstelle)
Zugangsdaten für automatischen Datenabruf von Techem, ista, Brunata, KALO, Minol etc.
Alle bved-kompatiblen Messdienstleister unterstützen denselben Standard. Tragen Sie hier die
Zugangsdaten ein die Sie von Ihrem Anbieter erhalten haben. Ohne Konfiguration steht nur
der CSV-Import zur Verfügung.
bved.info ↗
bved.info ↗
🗺 Objekt-Mapping (Central Desk → Messdienstleister)
Ordnen Sie Ihre Central Desk Objekt-Kürzel den Objekt-IDs beim Messdienstleister zu.
Format:
Format:
KÜRZEL = Messdienstleister-ID, eine Zuordnung pro Zeile.
IMMI — KI-Telefonassistent
Ihr persönlicher KI-Assistent beantwortet Anrufe rund um die Uhr
Ihre IMMI-Rufnummer
—
Geben Sie diese Nummer an Ihre Mieter und Eigentümer weiter
IMMI aktivieren
IMMI nimmt Anrufe auf Ihrer Rufnummer entgegen
☀️ IMMI Morning Briefing
Täglich um 09:00 Uhr (MEZ) erhalten Sie eine E-Mail mit allen dringenden Aufgaben und einer KI-Zusammenfassung.
Morning Briefing aktivieren
Tägliche E-Mail mit Fristen, Schäden, Aufgaben
📝 Mietvertrag-Baukasten
Passen Sie die Standard-Sondervereinbarungen und Hausordnung für Ihre Mietverträge an. Diese Texte werden für alle neuen Mietverträge vorausgefüllt.
Nutzen Sie Variablen wie {{mieter_name}}, {{objekt}}, {{grundmiete}}, {{mietbeginn}} etc. Als HTML oder reiner Text.
Verfügbare Variablen: {{mieter_name}}, {{mieter_a_name}}, {{mieter_b_name}}, {{vermieter_name}}, {{vermieter_strasse}}, {{vermieter_plz_ort}}, {{objekt}}, {{etage}}, {{zimmer}}, {{flaeche}}, {{mietbeginn}}, {{mietende}}, {{grundmiete}}, {{betriebskosten}}, {{heizkosten}}, {{gesamtmiete}}, {{kaution}}, {{iban}}, {{sonstige}}, {{obj_vereinb}}
📚 Wissensbasis für IMMI
💡 Was du hier einträgst, weiß IMMI beim nächsten Anruf sofort — keine Neuinstallation nötig.
Häufige Fragen & Antworten